Bật mí việc làm hành chính văn phòng cho người quan tâm

Trong số các việc làm Hà Nội hiện nay, việc làm hành chính văn phòng giờ đây đang là công việc được nhiều bạn trẻ hướng đến và lựa chọn.

Với những người chưa từng làm công việc văn phòng thì đều sẽ nghĩ rằng đây là công việc đơn giản, nhẹ nhàng quanh các loại hồ sơ, giấy tờ. Nhưng thực tế, việc làm hành chính văn phòng là như thế nào? Chúng ta cùng tìm hiểu theo những thông tin dưới đây.

Khái niệm hành chính văn phòng

Ở bất cứ công ty nào hiện nay, bộ phận hành chính văn phòng được xem là không thể thiếu. Công việc chính ở đây là chịu trách nhiệm về các vấn đề như: đón khách ở quầy lễ tân, thủ tục hành chính, lưu trữ, văn thư liên quan đến nhân viên hiện đang làm trong công ty …

Khái niệm hành chính văn phòng
Khái niệm hành chính văn phòng (Nguồn ảnh: Internet)

>>>>>>Để tìm kiếm việc làm tại Hà Nội, xem thêm: tại đây.

Công việc hành chính văn phòng

Nếu nhìn qua bề nổi thì công việc hành chính văn phòng chỉ là chuyên xử lý các loại giấy tờ thông thường, lặt vặt. Thực chất lại không phải vậy, nhân viên hành chính văn phòng có rất nhiều trách nhiệm khác nhau và mang phạm vi rộng hơn thế. Nếu như không có bộ phận hành chính văn phòng đứng ra giải quyết các vấn đề thì mọi việc trong công ty chắc chắn sẽ trở nên rối tung lên.

Công việc hành chính văn phòng
Công việc hành chính văn phòng (Nguồn ảnh: Internet)

Để dễ kiểm soát, công việc hành chính văn phòng sẽ được chia thành những nhóm sau:

Lễ tân văn phòng

Nhóm này chịu trách nhiệm tiếp nhận các thông tin ban đầu, trực điện thoại liên lạc tới công ty, đón khách và hướng dẫn khách tới các phòng ban, bộ phận làm việc.

Soạn thảo, lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ

Công việc hành chính ở nhóm này tập trung vào việc dịch và soạn thảo văn bản, lưu trữ các loại giấy tờ liên quan.

Thi hành các chính sách, chấm công

Vị trí này sẽ có trách nhiệm giúp nhân viên nắm được quy chế, quy định mà công ty đưa ra, đảm bảo vấn đề thực thi và chấm công cho nhân viên.

Thư ký hỗ trợ 

Chuẩn bị các thiết bị và sắp xếp sẵn sàng cho các cuộc họp, liên hoan, sự kiện sắp được diễn ra của công ty.

Pháp lý

Hỗ trợ các lãnh đạo trong các trường hợp, giấy tờ có liên quan tới luật pháp.

Cơ sở vật chất, hạ tầng

Các loại thiết bị, văn phòng phẩm, đồ ăn thức uống, sách báo giải trí phục vụ nhân viên công ty đều sẽ được kiểm tra chất lượng cũng như số lượng để đảm bảo bổ sung, nắm bắt sửa chữa khi cần.

Không gian làm việc

Phần lớn các công ty sẽ có một khoảng thời gian dành kiểm tra sức khỏe định kì cho nhân viên. Nhân viên hành chính sẽ chịu đảm nhận phân chia các phòng ban khám theo thứ tự, tránh các vấn đề xích mích không đáng có trong nội bộ công ty.

Kỹ năng hành chính văn phòng

Kỹ năng hành chính văn phòng chính là việc bạn biết cách đưa những kinh nghiệm và kiến thức mà bản thân có được vào công việc để mọi việc diễn ra được trôi chảy. Để làm tốt điều này, nhân viên hành chính cũng cần có cho mình những điều sau:

Kỹ năng

Các kỹ năng hành chính văn phòng mà bạn cần có nếu đảm nhiệm vị trí này gồm có kỹ năng làm việc theo nhóm, giao tiếp, ngoại ngữ, quản lý thời gian, tin học văn phòng, giải quyết vấn đề hợp lý. Để có đầy đủ các tố chất này, bạn nên tham gia các hoạt động ngoại khóa để tích lũy thêm kiến thức, giúp bạn có khả năng chủ động trong mọi vấn đề.

Kỹ năng hành chính văn phòng là gì?
Kỹ năng hành chính văn phòng là gì? (Nguồn ảnh: Internet)

Kinh nghiệm

Ngoài kỹ năng hành chính văn phòng, bạn cần có thêm cho mình những kinh nghiệm để có thể xử lý nhanh gọn nhiều lĩnh vực công việc mỗi ngày. Nếu bạn đã có sẵn những kinh nghiệm công việc như kinh doanh, nhân sự, thư ký, đối ngoại … thì khi tham gia tìm việc làm hành chính văn phòng sẽ là một lợi thế không hề nhỏ.

Tố chất

Công việc hành chính văn phòng đòi hỏi nhân viên làm vị trí này cần có tố chất tháo vát, nhanh nhẹn. Khối lượng công việc cần bạn phải có sức khỏe tốt do luôn phải dịch chuyển, vận động. Đầu óc có sự linh hoạt để có thể sắp xếp mọi việc một cách quy củ, khoa học.

>>>>>>Xem thêm nhiều cẩm nang nghề nghiệp nữa: tại đây.

Kết:

Thông qua những chia sẻ trên, chắc hẳn bạn đã có cái nhìn bao quát hơn về việc làm hành chính văn phòng, kỹ năng hành chính văn phòng. Nếu bạn đang quan tâm công việc này thì hãy nắm bắt rõ thông tin để tự tin trước khi tham gia vào phỏng vấn xin việc

Hồng Vân

Đánh giá

Để lại bình luận

  Đăng ký  
Thông báo